Dat het COVID-19 virus ons land en onze branche in de greep heeft, is een feit. Dit raakt ook ons, zowel individueel en als geheel, als één team. Maar Partners for Live stoppen niet als het even tegen zit. We blijven nadenken hoe we onze partners kunnen helpen bij het bereiken van duurzame groei. Als creatievelingen kijken we altijd naar nieuwe manieren om mens, merk en organisatie bij elkaar te brengen. Zijn die er dan, nu er tijdelijk geen evenementen georganiseerd mogen worden? Absoluut!
Digitale of hybride events
Lege locaties, digitale mogelijkheden en thuiswerken
Er is niet alleen een enorme beschikbaarheid van eventlocaties, moderators en projectmanagers. Nagenoeg iedereen is thuis aan het werk én heeft een computer tot zijn of haar beschikking. Dat biedt kansen voor digitale of hybride evenementen. Want de behoefte om met elkaar in contact te blijven, is groter dan ooit. Kennis blijven delen, onzekerheid wegnemen, scenario’s verkennen en mensen motiveren en een hart onder de riem steken. Het kan allemaal middels hybride events.
Digitale events: online + live
De digitale eventvorm bestaat uit online en live onderdelen. Het live gedeelte vindt plaats op een passende locatie, waar we een studio inrichten om een webinar te organiseren of een talkshow op te zetten. Dit kan op een externe eventlocatie, maar ook in een vertrouwde setting op eigen kantoor. Daarbij nemen we de gezondheidsrichtlijnen van het RIVM in acht, dus met minimale bezetting en voldoende persoonlijke afstand en hygiënemaatregelen.
Verbinden op afstand
Het online gedeelte maken we mogelijk via live video. Een van de grote voordelen daarvan is dat je direct in contact staat met de kijkers. Wanneer er vragen zijn, beantwoord je die direct en als je merkt dat iemand ergens meer van wil weten, ga je daar dieper op in. Andersom kun je zelf ook vragen stellen. Misschien wil je een aantal concepten voorleggen aan je medewerkers en klanten of peilen wat er leeft middels een online voting systeem, direct tijdens het evenement. Live video creëert betrokkenheid en houdt iedereen verbonden. Op deze manier kun je ook verder bouwen aan je bedrijf en merkbeleving. Want ook een productlancering, interne kick-off of congres lenen zich uitstekend voor een hybride benadering.
Een digitaal of hybride event in 5 stappen
1 - Digitale kennismaking
Het begint met een kennismaking. Vanzelfsprekend digitaal bijvoorbeeld via Zoom. We verkennen de behoefte van wat en wie je wilt bereiken en waarom. Het landschap van online en hybride events is net zo veelkleurig als live evenementen en we vertellen je graag meer over de mogelijkheden die passen bij jouw organisatie en doelstellingen.
2 - Van vraag naar voorstel
Na de kennismaking stellen we een debriefing op in de vorm van een creatief concept, plan van aanpak en offerte. Daarin laten we zien hoe we jouw doelstellingen via een digitaal of hybride evenement willen bereiken, welke (event)locatie we daarvoor gebruiken, welke (digitale) werkvormen daarbij passen en hoe we het technisch kunnen realiseren. Als strategisch eventpartner kijken we daarbij ook naar de inzet van marketing-, communicatie- en social kanalen om het evenement extra kracht bij te zetten en om het juiste publiek te bereiken.
3 - Organisatie en creatie
Na goedkeuring van het voorstel draait het in deze fase om de organisatie en creatie. Van het inhoudelijk uitwerken van het programma, het opzetten van de benodigde techniek tot het maken van een creatieve vertaalslag naar studio-opbouw, eventstyling en het begeleiden van sprekers en deelnemers van jouw organisatie. Daarbij horen ook een planning en een (social) contentkalender.
4 - Digitaal of hybride event
Het hybride evenement kan de vorm aannemen van een webinar, een talkshow, een TED-talk, scenarioplanning, etc. Net als bij live, kijken we breder dan het online evenement zelf. In aanloop ernaartoe beginnen we al met inhoudelijk betrekken of nieuwsgierig maken. Bijvoorbeeld door het opsturen van materialen die je nodig hebt tijdens het event of een prikkelende aanloop via social media. En ook de catering kun je bij de mensen thuis verzorgen met een ludiek 'thuis borrel pakket'. Het geheel zorgt voor een guest journey die men niet snel zal vergeten.
5 - Vervolg en verankering
Follow-up is minstens zo belangrijk als het event zelf. We denken graag met je mee over de manier waarop de verzamelde content en inzichten verdere betekenis kunnen krijgen voor mens, merk en organisatie. Denk aan een boeiende recap van het event of korte clips die achteraf gedeeld kunnen worden.
Benieuwd wat onze creatievelingen in petto hebben?
Laat je verrassen en vraag naar de mogelijkheden. Neem contact op met Hans.