1. Wat wil je bereiken?

“Net zoals bij een fysiek evenement kijken we eerst naar de doelstelling vanuit de opdrachtgever. Dit blijft altijd leidend voor je evenement, zo ook bij een digitale versie. Wat wil je bereiken met het event en hoe kan je het platform daarop laten aansluiten? Wil een opdrachtgever vooral veel mensen bereiken of juist veel engagement creëren? Op basis daarvan ga je de verschillende platforms vergelijken. Welke biedt optimaal aan wat jij nodig hebt?”

2. Programma invulling

“Bij het kiezen van je digitale locatie is je programma-opzet van groot belang. Dat is denk ik wel een van de grote verschillen bij het kiezen van een fysieke of digitale locatie. Bij een fysiek event kijk je eerder naar capaciteit of bereikbaarheid, omdat je dat achteraf vaak niet meer kunt aanpassen. Maar er zijn in specifieke programma-elementen nog wel keuzes te maken. Bij de keuze van een digitale locatie is het essentieel dat je deze details wel al van tevoren weet.’’

“Als jij interactie wil tijdens het event
en dat blijkt na je eventplatformkeuze niet te kunnen, dan ga je nat.”

‘’Door de invulling van je event al zo concreet mogelijk te hebben, weet je direct waar je naar op zoek bent in een platform. Denk bijvoorbeeld aan een Q&A functie of de ‘ruimte’ voor meerdere subsessies waartussen deelnemers kunnen schakelen. Ook bedenk je in deze fase al of je bijvoorbeeld gamification gaat inzetten om je kijkers te activeren. Laat mensen met elkaar netwerken voor punten of creëer bijvoorbeeld een spelruimte waar mensen in teamverband een prijs kunnen winnen. Al die ideeën moeten wel mogelijk zijn in een platform. Ga dus zo snel mogelijk na of dat ook kan, want als het niet mogelijk is dan kan je beter verder zoeken.”

3. Functionaliteit

“Vergelijk goed wat de eventplatforms allemaal kunnen en hoe gemakkelijk bepaalde functionaliteiten zijn aan te passen. Als je veel deelnemers verwacht, dan is het bijvoorbeeld goed om te kijken of de capaciteit van het platform makkelijk omhoog kan. Ook ga je in deze stap na of het platform gepersonaliseerd kan worden. Daarmee creëer je het gevoel alsof het platform van de opdrachtgever is en dat is voor veel opdrachtgevers belangrijk.”

“Kijk ook welke extra functies het platform aanbiedt. Soms is het mogelijk om zogenaamde third party tools te integreren. Dat kan een photobooth, een game of marketingtool zijn. Wil jouw opdrachtgever bijvoorbeeld de deelnemers achteraf kunnen bereiken? Kijk dan of het mogelijk is om zo’n marketingtool toe te voegen aan het platform. Hiermee kan de opdrachtgever de deelnemers meenemen in een nieuwe marketingcampagne.”

4. Gebruiksvriendelijkheid

“Zodra je weet wat een platform allemaal kan, is het belangrijk om na te gaan hoe makkelijk het te gebruiken is. Kijk hierbij vooral naar de doelgroep waarvoor je het event organiseert. Is het platform ook gebruiksvriendelijk voor mensen die niet elke dag met dit soort technologie te maken hebben? Wanneer iets niet makkelijk te gebruiken is, bestaat er een risico dat iemand afhaakt en het event verlaat. Dat wil je natuurlijk altijd voorkomen. Vraag aan een platform of ze al vaker met een soortgelijke doelgroep hebben gewerkt en hoe dat ging.”

5. Veiligheid

‘’Een ander belangrijk onderdeel waar je naar moet kijken, is veiligheid. Bij een fysieke locatie moeten we denken aan nooduitgangen, crowd management en EHBO-posten. Bij een digitaal event moet je rekening houden met privacy. Het beschermen van persoonsgegevens tijdens zo’n digitaal event is erg belangrijk. Je kan hier namelijk hoge boetes voor krijgen als het fout gaat.”

“Omdat veel van de aanbiedende bedrijven in de startup-fase zitten, hebben ze nog niet allemaal hun certificering op orde. Kijk bijvoorbeeld naar een ISO-certificering; deze stelt eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem. Ook de SOC-certificering is belangrijk. Hierin wordt vastgelegd hoe een bedrijf omgaat met persoonsgegevens en hoe zij deze verwerken. Leg je samenwerking daarom ook altijd vast in een verwerkingsovereenkomst. Het kost wat extra tijd, maar het bevestigt wie er verantwoordelijk is.”

Organiseer jij binnenkort een digitaal event en wil je daarin graag professioneel ondersteund worden? Bel ons dan. Als partners voor live maken we elke event-uitdaging tot een succes.

Foto credit: Platform ontworpen door Squares; Het platform voor online en hybride events.